李 霞 武汉大学测绘学院
摘要：高校人事管理工作是高校行政管理的一项重要内容，人事管理工作的水平直接影响高校的管理水平和未来发展。作为学校基层人事管理人员，院系人事秘书的素质与能力又直接影响所在院系以至整个学校人事工作的运行与发展。本文详细分析了人事秘书在工作中所应具备的基本素质与能力要求，并探讨了高校院系人事秘书队伍的构建基础和培养途径。
关键词：高校；人事秘书；素质培养
在高校行政管理工作中，人事管理工作至关重要，高校人事管理人员在高校发展中发挥着重要的作用。高校的具有良好职业道德的人事管理队伍。近些年来，随着教育模式的不断改变，人事制度的不断深化，高校人事管理工作已从传统的人事管理转向人力资源管理。[1]新时代的人力资源管理，在工作内容和工作方式上都有别于传统的人事管理，其核心内容主要包括人才招聘、薪酬管理、师资培训、职称评聘、专家申报、各类考核等。工作方式也从传统的收发抄写转变为知识型、人文综合型和信息化管理。人事秘书，作为院系的人事管理人员，是高校人事管理的最基层人员，也是院系和学校人事主管部门的桥梁和纽带。院系人事秘书素质的提升，不仅有助于学院人事工作的推动与顺利进展，而且也关系着全校人事管理工作的具体落实与发展。
一、人事秘书所应具备的素质(一)良好的职业道德
道德修养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为准则。作为高校院系的人事秘书，须恪守的基本职业道德有以下几点：首先，热爱本职工作，具有强烈的责任心。只有热爱本职工作，才能在工作中积极主动，热心服务他人，充分发挥个人的主观能动性，在平凡的岗位上干出不平凡的成绩，作出不平凡的贡献。强烈的责任心可以使人在工作中不怕困难，勤于钻研，做事脚踏实地，认认真真地把事情做好。其次，要诚实守信，严守秘密。诚实守信是人际交往的道德基础，是社会行为的基本准则。人事秘书在工作中一定要诚实守信，说老实话，办老实事，不弄虚作假，不口是心非，按时完成工作任务，
２０２１年１７期 （６月中旬）
和单位的保密制度，既要严守党和国家的机密，也不能泄露单位和领导尚未决定的关系到教职工利益的事情。
(二)较高的业务素质
业务素质是指对人事管理工作的学习能力、理解深度、思维角度及办事能力。[2]人事管理工作涉及人才招聘、职务晋升晋级、人才项目申报、业绩考核、培训进修、人事信息管理、薪酬管理、博士后管理、国内访问学者的管理等，涉及面广。随着时代的不断发展，人事管理的内容和形式发生了很大的变化。人事秘书要与时俱进，更新管理理念，掌握科学管理方法；自觉加强对人力资源开发与管理的理索与创新；对于业务范围内的政策与规章制度，更是要熟记于心，运用自如。高校的人事制度改革涉及到很多新的变革和政策，作为院系的人事秘书，要学习吃透相关政策、条例、文件精神，深刻领悟其内涵，提高处理和解决问题的能力。除了熟练掌握和运用人事业务基础知识，还要认真学习一些相关的计算机知识和网络软件操作，以现代化的管理手段来提高工作效率和整体工作水平。
(三)较强的服务意识
要做好高校人事管理工作，必须要转变思想观念，增强服务意识，提高服务水平，树立以人为本的管理理念和优良的服务作风。人事工作多涉及到教师们的切身利益，在日常工作中，人事秘书需要从保护教师的利益出发，注意教师的感受，设身处地地为教师着想，对待工作细致耐心，尽可能地为教师们解决实际问题。其次，要做到公平公正公开。对于一些政策性工作，如人才引进、职称评审、人才项目申报中，要严格按照文件程序执行，做好公示环节，增加透明度，接受大家的监督，认真倾听教职工的意见和建议。院系人事秘书作为学校和院系人事工作的一个桥梁，需要倾听并总结学院教师的人事诉求，反映给学校的人事部门，同时，把学校的相关政策落实到院系中去。通过全心全意的服务，充分调动教师们的工作积极性，为学院的长期发展夯实基础。
二、人事秘书所应具备的能力(一)组织协调能力
组织协调能力是高校院系人事秘书必须具备的一项重
各项制度改革和健康发展，都离不开一支高素质的、稳定的、论知识学习，结合实际，勤于思考，在工作过程中勇于探
不拖延，及时处理日常事务。人事秘书要熟知国家《保密法》要能力。在学院内部，人事秘书要处理好教师与教师之间、
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教师与领导之间、甚至是领导与领导之间的关系，在学校范围内则要协调好学院与学校各职能部门的关系。因此，在工作过程中，既要抓住主要矛盾和关键问题，也要注意到一些细节与相关问题，协调各方的矛盾，快速处理一些问题。人事秘书还要善于组织调动各方面的力量和积极性，例如在人才项目的申报中，挖掘潜在的人才力量，组织专家为候选人修改申请材料并提供帮助等，拥有较强的组织协调能力可以使工作顺利开展，并取得良好的效果，促进学院的健康发展。
(二)沟通表达能力
沟通与表达是相互促进的两种能力。沟通交流有助于提高表达能力，良好的表达能力有助于有效的沟通。沟通不仅包括信息的传递和交流，也包含个人情感、思想和观点的交流。沟通能力对于做人事工作的人事秘书相当重要。
人事秘书自我建设的迫切需求[3]。要达到这些要求，院系人事秘书要坚持以下两点：第一，主动学习，勤于思考。理论是行动的方向盘，拥有扎实的理论知识是做好工作的基础和前提。人事秘书的日常工作涉及到管理与服务，首先，可以学习管理学的知识来指导自己的实际工作，包括如何计划、组织、协调等等；其次，学习心理学的理论和知识，在处理人与人的关系中，运用心理学知识，把握好分寸与尺度，工作才会游刃有余。此外，学习教育学、档案管理学、计算机应用等方面的知识，不断地进行知识储备，增强综合能力。第二，勇于实践，敢于创新。有了理论做指导，在工作中要有针对性地为我所用，不断的学习实践，提高个人分析、处理问题的能力，培养知人善用的管理能力。
(二)高校培养
从高校自身的发展来看，培养优秀的人事管理干部不
高效运行，提高学校的管理水平，在工作中接触各个层面的教师和领导，既要理解、关心他人，仅确保人事管理工作正常、
还有利于把学校建成和谐的国内外高水平大学。高校在培
有时又要去说服别人，妥善地去解决一些问题，处理人际
养人事干部方面可以注意以下几点：首先，定期开展业务
关系的矛盾。表达分为口头表达和书面表达，传达上级政策、
培训。可以组织人事秘书进行现代人力资源管理方面的知
工作部署、文件方案的起草等等日常工作都离不开表达能
识培训、新技术培训、人事政策学习、公文写作等等，通
力，具备良好的表达能力是人事秘书的必备条件。
过培训学习不断提升院系人事秘书综合素质，也可以组织
(三)创新学习能力
到兄弟院校进行经验交流，座谈参观等，以拓宽思路与视野。
高校要在激励的竞争中立于不败之地，保持生机与活
其次，高校应建立科学合理的岗位责任制，明确人事秘书
力，需要对人事制度进行深化改革。这就要求人事秘书要
的岗位职责，全面贯彻落实各项管理制度。此外，高校应
与时俱进，开拓创新。学习先进的管理理念和工作方法，
建立科学的考核奖励制度，严格考核人事管理干部的各项
改变墨守成规，一成不变的工作模式，用创新意识指导工
素质和能力，以激发管理干部的工作积极性。[4]只有将人
作，将创新思维融入工作。创新学习能力具体体现在：不
的因素与制度因素有机结合，才能从内因和外因两个方面
盲目听从领导的决策，敢于向领导表达自己的想法和建议；
做好相关方面的工作。
独立思考，善于分析问题并根据实际情况作出判断；不为
总之，院系人事秘书是高校人事管理队伍中的最基础
旧有的条条框框所束缚，与国际接轨，学习先进的文化和
环节，作为院系人事工作的组织执行者[5]，人事秘书必须
信息技术。
加强职业道德和素质等方面的修养，提高业务水平和工作
三、人事秘书素质和能力的提升途径
院系人事秘书作为高校管理队伍的一支特殊群体，在高校管理体制改革中充当着非常重要的角色，是一支不可或缺的中坚力量。培养、造就一支高素质、能力强的人事秘书队伍，是学院顺利开展人事管理工作的需要，也是高校建设和发展的需要。那么，如何来培养和提升人事秘书素质和能力？
(一)自身建设
自身建设即自我提高。首先是思想的转变。在这个信息爆炸的时代，知识的更新日新月异。那种认为人事管理就是做熟一套业务，凭经验办事的日子一去不复返了。从思想上树立终身学习，不断精进的观念至关重要。不断丰富和精进自身的思想政治水平、业务能力、综合素质，是
能力。同时，学校也要重视对人事秘书的培养，加强人事管理制度建设，激励人事秘书不断提升管理水平，更好地支持高校的各项事业发展。■参考文献：
[1]胡冠佩.高校人事管理工作创新与风险防控探析[J].创新创业理论研究与实践,2019,2(6):148-149.
[2]付秀英.浅议高校人事干部应具备的基本素质[J].科技信息,2009(28):448.
[3]刘雨欣.浅谈新时期高校人事管理干部素质的培养与提升[J].吉林工程技术师范学院学报,2020,36(12):30-32.
[4]纪可妍.浅论高校人事管理干部的素质培养[J].科技视界,2014(35):185.
[5]张琦琦.如何提高高校人事秘书管理工作水平[J].教育教学论坛,2015(51):21-22.作者简介：李 霞(1974—)，女，汉族，河南长垣人，讲师，硕士，主要从事高校人事、外事管理研究。
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