第一部分 档案概述
基本要求：
了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用 熟悉：档案定义的表述与含义，档案的形成条件 掌握：档案的本质属性，档案的价值 一、档案的定义 （一）档案定义的表述
答：档案是各类主体，包括国家机关、社会组织和个人在其实践活动中直接形成的历史记录。
（二）档案的形成条件
答：档案是由文件材料有条件转化来的；
1. 必须是办理完毕的文件、在承办中的文件不是档案； 1) 文件所涉及的内容已处理完了； 2) 有的指文件所涉及的问题先告一段落； 3) 有的指文件完成了文书处理的程序；
2. 必须是对日后工作和生产具有一定利用和查考价值的文件；
1. 指文件所反映的内容和客观事物过程在一定时期内对本机关或整个国
家都有用。事务性文件不需要归档（非隶属机关来的）；
3. 必须是经过立卷归档集中保存起来的文件； （三）档案的形式
答：档案的形式是多种多样的，主要包括档案的制成材料、表达方式、名称、形状。
1. 制成材料有甲骨、竹简、谦帛、木板、纸张、化学的合成材料（胶片、录音带、光盘、电子）。
2. 表达方式有文字、形象、声音、形声综合的；
3. 名称有命令、指示、通知等，各种专业档案有专门的名称，表达了一定的用途；
（四）档案的本质属性
答：原始记录性是档案的本质属性，使档案与图书、资料等文献区别开来，并决定了档案和档案工作拥有独特的社会地位和社会功能。
二、档案的种类
（一）公务档案与私人档案
答：从公私属性角度划分，可分为公务档案和私人档案；
1. 公务档案是指国家机关、团体、企业、事业单位在其职能活动中直接形成的档案。属于社会的公共财产，由各级公共档案馆收藏，并向社会公众提供服务；
2. 私人档案室至人们在私人事务中直接形成的档案，如日记、文稿、信函、笔记等。
（二）历史档案与现行档案
答：从档案形成时间早晚及档案作用角度，可分为历史档案和现行档案；
1. 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案； 2. 现行档案是指形成时间较晚，离现在距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体实际作用的档案。
（三）文书档案、科技档案与专门档案
答：从档案记述和反映的内容来划分，可分为文书档案、科技档案、专门档案；
1. 文书档案主要指行政管理档案、即在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案；
2. 科技档案室指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案；
3. 专门档案室指文书、科技以外的所有在专业职能活动中形成的档案，如：人事档案、会计档案、诉讼档案、婚姻档案、病历档案等。
（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案
答：从档案行政管理的角度划分，可分为建国后档案、革命历史档案、旧政权档案；
1. 建国后档案指1949年10月1日中华人民共和国成立后在中国形成的归国家所有的档案；
1
2. 革命历史档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企业、事业单位、社团及个人所形成的归国家所有的档案；
3. 旧政权档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前除革命历史档案之外的归国家所有的档案；
三、档案的价值
（一）凭证价值与情报价值
答： 1.凭证价值是档案不同于和优于其他各种资料的最基本特点，档案所以有凭证
价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。从档案内容上看，它是当时当事直接使用的文件转化而来的，从档案的形式特征看，文件保留着真切的历史标记。
2.情报价值是指档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资
参考的特征构成了档案的又一基本价值。档案作为一种情报资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。对档案的真实性和可靠性，应辩证地理解。档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的，即使档案内容有虚假部分以致完全违背事实，它还是反映了当时的历史情况。
（二）现实价值与长远价值
答：1.档案的现实价值是指档案对当前社会实践活动所起的作用，通常又称为现行
价值。现行价值的主体是档案形成者及其相关单位，社会实践活动包括经济、政治、军事、文化、宗教、社会事务等当下社会生活方方面面；
2.档案的长远价值是指除了能为现实工作、学习和生活提供有关服务外，还能
对未来产生影响，能再未来对社会各方面产生作用。长远价值对象由档案形成者扩展到社会各方面，时间由当前延伸向遥远的未来； （三）对于形成者的价值和对于社会的价值
答：从档案价值主体对象来看，可分为第一价值、第二价值。
1. 第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者，一般来说，第一价值的实现是在本单位档案室；
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2. 第二价值是指档案对社会利用者所具有的价值，其价值主体主要是非档案形成者，一般来说，第二价值的实现是在档案馆。
（四）对档案真实性的辩证理解
答：由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称为真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应指出，对档案的真实性和可靠性，要辩证的理解。
从总体上说，档案在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反应史诗内容方面也较其他资料可靠。从具体的档案材料来说，由于人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，以及其他各种原因，有些档案所记述的内容并不符合客观实际与历史事实，它还是表达了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时的历史情况，就此而言，档案仍不失为真实的历史记录，仍然是有用的。档案室可以从正反两个方面进行研究和利用的。档案工作人员应坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，既要辩证地看待档案的真实性和可靠性，又不能因为某些档案内容不真实或有问题，就把档案毁掉，也不能认为档案内容有误，就用现实的观点去加以“改造”。对内容有问题的档案，必要时应以卷内备考表或其他形式另外加以说明。总之，档案形成的真实性，并不等于档案在反映社会史实真相上的真实性。档案的可靠性，就是要从档案形成的真实性与档案内容的真实性的相互关系中去考察；
（五）实现档案价值的条件
答：档案的价值不是天然形成的，档案利用活动的可能性、广泛性及其效果，取决于一定的条件，当档案未给利用者提供某种有用性时，它只是一种潜在价值，要是潜在价值转化为现实价值需要一定的条件。
1. 社会环境条件。社会制度、国家有关法规、政策，经济形势，利用的需求程度，均对价值的实现起到一定的制约作用。从实践中看，一个国家对档案工作的法规、方针、政策等对档案价值的实现具有重要的甚至是决定性的作用。如果档案工作方针和指导思想稍有偏差，档案利用政策不明确，会直接影响档案价值的实现； 2. 人民群众对档案利用的认知程度。人民群众对档案的认知程度，在很大程度上影响档案的利用水平的提高和档案价值的实现。
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3. 档案管理水平。档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及档案利用者获取所需档案信息的可能性。如果管理水平低下，档案管理体制不完善，档案管理网络不健全、布局不合理、收集不完整、拒借率高，那么，许多档案利用者将降低或失去利用档案的欲望和需求，档案价值就只能滞留于潜在状态而无法实现。
4. 档案鉴定的水平。人类社会的全部活动记录没有可能也没有必要全部保存，只能选择其中一部分对今后的社会活动具有借鉴作用的，分别给予不同期限的保存。而这种选择只有通过科学的鉴定，才能把由价值的文件转为不同保管期限的档案。纵观所有的档案馆、室的档案，都是按照一定标准经过鉴定保存起来的不同内容、不同形式和载体的文件材料。鉴定工作在档案形成过程中起着关键作用，鉴定水平的高低决定文件是否能转为档案以及档案的质量，由此影响着档案价值的实现。
第二部分 档案工作概述
基本要求：
了解：档案工作的概念和内容，档案馆（室）的类型
熟悉：档案工作的管理体制，档案工作的基本原则，档案工作的性质 掌握：档案馆（室）的性质与任务 一、 档案工作的概念和内容
答：1.运用现代科学理论、方法、技术管理各种类型的档案，积极开发档案信息资源，
广泛输出档案信息，为社会实践提供服务的活动。
2.狭义上的内容包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用。广义上
还包括档案管理、档案行政管理、档案教育、档案的科学技术研究、档案的宣传工作、档案界的国际交流与合作。 二、档案工作的性质
答：1.档案工作是一项管理性的科学性的工作
一方面，就总得的档案工作看来，档案工作是专门负责管理历史文献——档
案的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。另一方面，从特定的部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。档案，就其
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保存和流转归宿的程序，可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本单位职能活动的历史记录，档案室工作既是档案事业的组成部分，又是机关或单位秘书工作的一部分，具有辅助管理的性质。档案作为一种原始文献，蕴藏了大量的原始信息，这使档案管理工作成为文献信息管理系统的重要组成部分。 2.档案工作是一项服务性的条件性的工作。
从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。
档案虽然也是一项研究性的工作，但是档案部门研究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要，为党和国家各项工作提供档案材料。
3.档案室一项政治性的工作
档案工作的政治性表现在档案为谁所有，为谁服务，受到什么阶级利益的
制约。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中，档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。 4.档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一
档案工作的机要性，是由档案本身的特点及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。 三、档案工作的基本原则
答：基本原则是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，
便于社会各方面的利用”。这一原则的基本思想包括三个部分：
1. 确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导、分级管理，即：集中统一地管理国家全部档案。档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它是以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体包括如下三个方面：
1) 各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理；档案中需要长远
保存的，由各级档案馆集中保管。
2) 全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。 3) 全国档案工作统一于党的领导。
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2. 提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，要求凡是具有保存价值的档案都要收集齐全，避免残缺短少，实现一个单位、一个系统、一个地区和一个国家真正有保存价值档案在数量上的完整性。另一方面要保证档案整理的系统性，遵循档案的形成规律，维护档案之间的有机联系，不能人为地割裂分散，或者凌乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面是维护档案实体的安全，尽可能的延长档案的寿命，另一方面要维护档案内容的安全，避免档案机密的泄露或遭人为破坏。
3. 提出了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准——便于社会各方面利用，社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。
四、档案工作的管理体制 答：集中式、分散式；
五、档案馆（室）的性质与任务 （一）档案馆
1、档案馆的定义、性质、职能和具体任务 答：
1) 定义：档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它是党的机
构，又是国家机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。
2) 性质：档案馆是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，是
提供档案、档案服务的活动中心，是一个科学文化事业机构；
3) 职能：积累和管理国家财富、传播档案信息为社会服务、承担宣传教育； 4) 具体任务：接收与征集本级各机关、团体、及其所属单位具有长期和永久保存
价值的档案以及有关资料，进行科学的管理；通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；参与编修史志的工作； 2、档案馆的类型
答：综合档案馆、专门档案馆、数字档案馆
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3、档案馆收集档案范围：参照国家档案局发布第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》
4、档案馆的功能
答：爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、
电子文件管理中心。
（二）档案室
1、档案室的定义与性质
答：1）定义：档案室是机关（包括企业、事业单位）统一保存和管理本机关档案的内
部机构，是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
2）性质：档案室是机关的内部组织机构、是保存档案的过渡性机构、档案室的主
要任务是服务于本机关；
2、档案室的作用、类型与任务
答：作用：1）档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关职能活动提供档案
信息支持；
2）档案室是全国档案工作的基础。档案室是国家档案资源不断补充和积累
的源泉；
类型：1）普通档案室，也称机关档案室或文书档案室，主要负责管理党、政、工、
团文书档案；
2）科技档案室，管理科学技术档案的专门档案室；
3）音像档案室，保存影片、照片、录音等特殊载体的档案室； 4）人事档案室，是机关设立的专门管理人事档案的机构； 5）综合档案室，统一管理本机关全部档案的档案室；
6）联合档案室，一些机关联合起来设立的、负责管理这些机关档案的机构；
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7）档案信息中心，它是一些大型企业在原有的图书、档案和情报机构基础
上建立的，集档案、图书、情报于一体的信息管理机构，有助于企业适应信息网络环境下信息集成管理的需要，实现信息资源的联合开发和共享；
3、机关文件材料归档范围：参照国家档案局发布第８号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
（三）档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责
答：1）定义：档案行政管理机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案
工作的部门；
2）性质：档案行政管理机构是党和国家管理档案工作的部门，由于我国实行党政档案统一管理，因而各级档案行政管理机构是党的机构，又是政府机构； 3）基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导； 2、档案行政管理机构的具体任务
答：1）拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规
划；
2）指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档
案馆，在业务上指导档案馆工作；
3）研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关
档案的销毁问题；
4）组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究； 5）组织和参与档案工作的国际交流；
（四）新型档案机构 1、文件中心的含义与类型
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答：1）定义：文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一
般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件行程单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构；
2）类型：A政府性文件中心，由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件
管理机构；
B商业性文件中心，由有关机构或个人创办的一种盈利性档案管理机构，
它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施；
2、档案寄存中心的含义与任务
答：1）含义：由国家综合档案馆或其它独立法人设立的，为各类企业、社会团体以及
个人提供档案有偿寄存服务的机构。
2）任务：为不属档案馆接收范围的或不具备档案安全保管条件的各类企业、破产
单位、社会团体、公民个人等，提供文件与档案的寄存服务（寄存期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务）；
第三部分 档案法制
基本要求：
了解：《档案法》制定的背景，档案法制建设的意义
熟悉：档案法规体系构成，档案法律的特点，档案法律与档案行政法规、行政规章的关系
掌握：我国档案法规体系的层次；《档案法》的基本情况；《档案法》的主要内容；《档案法实施办法》的基本情况；《档案法实施办法》的主要内容
一、档案法规体系构成：参照2011年6月14日 国家档案局发布国家档案法规体系方案
二、档案法律与档案行政法规、行政规章的关系
答：1.档案法律与档案行政法规之间有区别，也有联系。档案法律是国家与人民意志在
档案工作领域中的集中体现，是全国人民代表大会及其常务委员会依据国家的宪法及立法程序制定的行为规范。行政法规是国务院根据宪法和法律制定的行政性的规范文件的总称。
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他们的区别主要在于：
1) 制定主体不同：档案法律的制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会，而档案行政法规的制定主体是国务院；
2) 档案法律具有广泛的行为约束力，他是国务院制定行政法规的重要依据，也是我们目前常见的行政法规的渊源。就此而言，档案行政法规的制定与实施，均要以法律为准绳；
3) 档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征；而档案行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。 档案法律与档案行政法规的联系在于：
1) 两者制定与实施的根本目的是一致的：都是为了有效地规范和调整档案事业建设与发展中的各种关系，以利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护； 2) 尽管档案法律高于档案行政法规，但是，从两者的发展历史来看，它们又是相互影响、相互促进的关系；
3) 档案法律和档案行政法规均应在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则；
2.档案法律与档案行政规章也有一定的区别和联系。行政规章是由国务院各部委、省自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总和。可见，行政规章从属于档案法律和档案行政法规，或者说是对档案法律和档案行政法规具体化的产物，更具特定性与操作性。目前，档案行政规章的数量较多，调整的领域也非常广泛，是我国档案事业法制建设的一个重要方面。 三、《档案法》的主要内容 （一）总体原则规定 （二）档案机构及其职责 （三）档案的管理 （四）档案的利用和公布 （五）法律责任
四、《档案法实施办法》的主要内容
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（一）总体原则规定 （二）档案机构及其职责 （三）档案的管理 （四）档案的利用和公布 （五）法律责任
档案专业实务
第一部分 公文管理
基本要求：
了解：公文的概念、公文各种稿本的名称和作用，通用公文文种名称及适用范围，文书工作的作用和基本原则，文书工作的内容、性质和作用，《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）中归档工作、案卷以及文书档案的定义，《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）中件、归档文件和归档文件整理的定义
熟悉：公文的特点，公文的作用及分类，公文文种的选用规则，各项公文格式要素的标识规则，公文的不同稿本，文书工作的组织形式，公文的行文规则，办毕文书的处置方式，平时归卷和年终调整定卷，归档文件整理的原则和质量要求，归档制度
掌握：收发文办理程序，以“卷”和“件”为单位整理归档文件的流程及整理方法 一、公文概述
（一）公文的概念、特点和分类 1、公文的概念和特点
答：1）概念：公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处
理程序形成和使用的书面材料；
2）特点：公文有法定的作者、公文有法定的权威、公文有特定的效用、公文有规
范的体式、公文有规定的处理程序； 2、公文的作用 答：1）领导和指导作用；
2）依据和凭证作用；
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3）联系和关照作用； 4）宣传和教育作用； 5）规范和制约作用； 3、公文的分类
（1）按公文来源分类：发文、收文；
（2）按公文行文方向分类：上行文、下行文、平行文； （3）按公文涉密程度分类：公布公文、内部公文； （4）按公文的办理时限分类：常规公文、紧急公文；
（5）按公文的内容性质分类（通用公文）：党政机关主要公文类，行政法规、规
章和管理规章，会议文书、计划、决策与反馈文书，公务信息文书，日常事务文书；
（6）按公文稿本分类：草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制本； （7）按公文的载体分类：纸质公文、电子公文； （8）按公文的应用领域分类：通用公文、专用公文； （二）公文文种及选用规则
1、中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中规定的下列公文文种的名称与适用范围：命令（令）、决定、公告、决议、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、公报、函、纪要
2、公文文种的选用原则
答：1）依据国家有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，
选择恰当的、规范的文种；
2）本机关与主送机关单位的工作关系； 3）文种使用权限；
4）行文的目的、行文要求的需要；
（三）公文的格式和稿本 1、公文的格式
以《党政机关公文格式》规定为依据 （1） 版头部分的格式要素和标识规范
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答：1）公文份数序号：阿拉伯数字顶格标识在版心版心左上角第一行；
2）秘密等级和保密期限：顶格标识在版心右上角第一行，如需同时标识保密期限，
密级和保密期限之间用★隔开；
3）紧急程度：顶格标志在版心右上角第二行；
4）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，下行文、
平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为80mm.发文机关一般采用小标宋体字，红色标识，字号以醒目美观为原则，由发文机关酌定，但是最大不能等于或者大于22mm*15mm（高*宽），联合行文时，主板机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧居中排布；
5）发文字号：由发文机关代号、年份和序号组成。机关代号是指用1~3个汉子表
示发文的机关，年份表示制发文件的年，应标全称，用阿拉伯数字标志在六角括号“〔〕”内。序号的编码不能编虚位（即1不编001），发文字号居左空一字；
6）签发人：签发人是代表机关单位最后审核并批准公文生效的领导人，通常情况
下，重要文件由机关主要负责人签发，一般文件由分管该项工作的领导签发。签发人姓名与发文字号平行排布。签发人姓名居右空一字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标明签发人姓名； （2）主体部分的格式要素和标识规范
答：1）公文标题：制发机关名称、事由和文种组成。标题的位置在红色反线下空两行，
居中排布；四行时要做到词意完整、排列结构、间距恰当，字体为2号小标宋；
2）主送机关：公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格标识，四行时仍顶格，
最后一个主送机关名称后标全角冒号；
3）公文正文：在主送机关下一行，每自然段空两格写起，数字、年份不能回行。3
号仿宋体，每行28字，每页22行。
4）附件：如有附件，在正文下空一行、空两格标识“附件”字样，后面加全角冒
号，说明所附材料的名称及份数。附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号；
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5）发文机关：也称落款，在正文下方右侧位置标识。公文的落款要写机关的全称
或是规范化简称，以保证其严肃性。联合发文的落款，应将主办机关的名称排列在前，然后依次排列其他机关的名称。以领导人名义制发的公文，必须标出其职务，通常情况下也有不标明发文机关名称的，而以机关印章上的机关名称取代。
6）成文时间和印章：成文时间用汉字将年、月 、日标全，“零”标识为“〇”，
不得用英文o或阿拉伯数字0代替；成文时间有空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应距正文2~4mm，端正居中下压成文时间，印章为红色；
7）附注：3号仿宋体字居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行；
（3）版记部分的格式要素和标识规范
答：1）主题词：最少3个，不超过5个，最后一个词必须说明公文的文种，“主题词”
三个字用3号黑体字左顶格标识，后加全角冒号，词目应3号小标宋体字，词目之间空一字；
2）抄送机关：使用全称或规范化简称、统称，标志在主题词下一行。左空1字用3
号仿宋字标识，“抄送机关”后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号；
3）印发机关和印发时间：位于抄送之下（无抄送在主题词下）占一行位置，用3
号仿宋体标识，印发机关左空1字、印发时间右空1字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数字标识； 2、公文各种稿本的名称和作用
（1）草稿：是文书撰写过程中最初的非正式、无执行力的原始文稿，工机关内部
对公文讨论、修改、审批、征求意见使用；
（2）定稿：又称原稿、底稿，是经过领导人审阅签发或经过会议讨论通过的最后
完成稿，是缮印正本的依据；
（3）正本：根据定稿缮印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本； （4）副本：指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的复份或复制本，代替正
本或定稿供制作、抄送、传阅、参考和存档之用； 二、文书工作
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（一）文书工作概述
相关内容以中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）为依据
1、文书工作的内容和作用
答：1）内容：指围绕文书的撰写、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称； 2）作用：助手作用、纽带作用、积累作用；
2、文书工作的组织形式
答：指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式，集中式、
分散式、复合式； 3、文书工作的基本原则
答：1）实事求是：从本机关的实际出发设置公文处理的机构、配备人员、确定组织形
式；
2）精简：一是公文数量要精简，二是公文内容要精练； 3）高效：减少中间环节、建立责任制、规定处理时限； 4）准确：
5）及时：指公文处理中对时间和时限的要求； 6）安全：确保不丢失、不损坏
4、行文规则
答：1）行文应确有必要，注重效用；
2）一般不能越级行文，特殊情况可以越级行文，一是逐级行文会延误时机，造成
严重后果，二是被上级长期忽视得不到解决的问题，三是检举揭发直接上级，四是答复更高上级机关的询问；
3）政府各部门的行文规则；
4）联合行文：指两个或以上机关为解决某一事物而共同制发一份文件； 5）协商一致原则：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅
自行文，上级领导应责令纠正或撤销；
6）正确选择主送机关和抄送机关：“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送
其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。除上级机关负责人直接
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交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”和“报告”。
7）党政分开原则：指在各类机构中，党政两个机构体系根据职权范围各自行文，
不能直接相互行文，并应尽量减少联合行文； （二）公文办理工作 1、发文办理程序
答：草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发；
2、收文办理程序
答：签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档；
3、办毕文书的处置
答：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、
归档，个人不得保存归档的公文，归档范围内的公文，应根据其互相联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的副本。本机关负责人兼任其他机关职务，在履行兼职职务过程中形成的公文，由兼职机关整理、归档。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 4、平时归卷和年终调整定卷
答：1）平时归卷：指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时
或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动；
2）年终调整定卷：即文书处理部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导与帮
助下，对已收集归卷的文件，与本年年末或次年年初进行全面检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动；
三、归档文件整理归档工作 （一）以“卷”为单位的整理方法
相关定义及格式以《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）为依据
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1、文书档案及案卷的定义
答：文书档案室指办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，案卷是密切联系的若干
文件的组合体，它是档案基本的保管单位； 2、立卷整理的流程及方法 （1）分类和组卷
答：1）分类：即归档文件按其年度、组织机构、问题和保管期限等方面的异同，分成 若
干类别和层次，构成逻辑清楚、密切联系的文件系统活动。
避免出现归档文件不齐全、不完整的情况，避免归档过细、重复归档，避免出现杂卷；
2）组卷：一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般现将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。
a) 综合性文件（报告、计划、总结），可按作者立卷，或结合时间和地区等特
征立卷；
b) 会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议文件可一会数卷，一般会议
文件可一会一卷，同一内容的几个会议可合立一卷； c) 专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级；
d) 案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联
系、数量和保管期限，立成一卷或数卷。一般机关（司法机关除外）中的案件，如果案件材料数量很少，可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，部分作者；
e) 国民经济计划、统计报表、名册、简报、可按文件名称立卷； f) 群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷； （2）卷内文件的排列与编目（号）
答：1）排列：卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固
定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列；无论采用哪种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿件（文
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件批办单）、正文、附件、定稿、草稿，即：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后。转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；有文件处理单的，放在最前面，方针政策性文公在前、业务性公文在后；上级机关公文在前、本机关和下级机关在后；案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后。
2）编目（号）：卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中由字迹和图表的页面，
一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角；
（3）填写案卷封面
答：案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标
题内容要概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成； （4）案卷装订
答：装订案卷是将分类组合完毕的卷内公文去掉金属物，装订成册的活动。装订案卷避
免卷内公文散失和损坏，对公文起保护作用。按“卷”装订时，应下齐、右齐，采用三孔一线的方法装订。 （5）案卷排列与编目
答：1）案卷的排列就是固定全宗内各案卷之间的顺序。案卷排列一般按案卷形成的时
间顺序和各卷内容上的相互联系进行，即内容联系密切的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面，时间晚的案卷依时间先后依次后排。
2）案卷目录即案卷名册，是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。其主
要功能有：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列次序，反映和巩固档案整理工作成果；第二，揭示全宗内档案呢绒和成分，是查找、利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础，第三，它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。 （6）装盒
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答：装盒是将排列好的文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目，具体要求如下：
1) 归档文件严格按照编号顺序装入档案盒，并与归档文件目录中相应的条目排列顺序一致；
2) 应根据文件的厚度选择适宜的档案盒； （二）以“件”为单位的整理方法
以《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）为依据 1、归档文件、归档文件整理以及“件”的定义 2、以件为单位整理的流程及方法
（1）装订：归档文件应按件装订，一般以每份文件为一件，文本与定稿为一件，
正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前；复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
（2）分类：年度，指文件的形成年度；组织机构，指文件的形成机构或承办机构；
问题：指文件内容所阐述的主体或事由；保管期限，指文件所划定的保管期限；
（3）排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合实践、重要程
度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；
（4）编号：归档文件应依分类和排序逐渐编号，在文件首页上端的空白位置加盖
归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项；
（5）编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档目录。归档文件应
逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、提名、日期、页数、备注等项目；
（6）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及
备考表项目；
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（三）归档制度
1、文书部门负责整理并定期归档的制度
1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》中规定的由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档的制度
2、机关文件材料归档范围和保管期限
以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为依据
3、归档时间
答：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根
据移交目录清点核对，并履行签字手续； 4、归档文件整理原则及要求
答：归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案
卷标题简明确切，便于保管和利用；
第二部分 文书档案管理
基本要求：
掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，档案鉴定工作的方法和步骤，档案提供利用的基本途径与方式
熟悉：文书档案整理工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容，鉴定档案价值的标准，档案保管期限表的作用和类型，档案提供利用工作的基础条件，档案提供利用的法律依据和主要内容，档案提供利用工作的基本内容和要求
了解：文书档案收集工作的内容和要求，档案鉴定工作的内容和原则，档案销毁工作
一、文书档案的收集工作
（一）文书档案收集工作的内容和要求
答：1内容：即按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分
散在各组织、个人手中和三是在社会上的档案，分别集中到各级各类档案保管机构；
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2要求：
1） 本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为
底稿；
2） 归档文件不能有重份； 3） 归档材料必须是同一年度； （二）文书档案收集工作的方法 1、档案室收集工作的具体内容和要求 答：内容：1）对本机关需要归档文件的接收；
2）对现行机关各撤销机关具有长久保存价值的档案进行集中和接收； 3）对历史档案的接收和收集；
要求：1）及时、全面地把档案收集进馆、丰富和优化馆藏； 2）加强馆（室）外调查和指导； 3）推行入馆档案的标准化； 4）保持全宗的完整性；
2、档案馆档案的来源、收集范围和要求
档案馆的收集范围：（以2011年11月国家档案局发布的第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》为准）
3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求
答：1）有撤销机关组织人力，负责整理好，然后向有关的档案馆移交；
2）撤销机关的业务分贝划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为元机
关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管；
3）一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按
原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管；
4）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由
原卷宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或复制；
5）机关撤销或者合并时，如果有尚未处理完毕的文件，应移交受理这些文件的新
机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存； 4、历史档案的接收和征集
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答：1）向有关单位征集代管的新中国成立以前的档案和材料；
2）向兄弟档案馆征集；
3）向图书馆、博物馆、纪念馆征集； 4）向古旧书店、废品收购部门征集； 5）向寺庙、古迹保管部门征集； 6）向个人征集；
7）征集少数民族地区的历史档案； 二、文书档案的整理工作
（一）文书档案整理工作的内容和原则
答：1）内容：做好档案的分类、案卷排列及档号的编制（系统化）和编制案卷目录（基
本编目）；
2）原则：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用；
（二）文书档案整理工作的方法和步骤 1、区分全宗 （1）全宗的概念
答：指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体；
（2）立档单位的概念和构成条件
答：1）组织立档单位：执行了相对独立的社会职能，以自己名义单独对外行文，设有
会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划；设有人事管理机构，具有一定的人事任免权，一般还具有法人资格；
2）个人立档单位：当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累
了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位；
3）项目立档单位：项目在本专业领域或一定范围你自成体系并具有相当规模，与
此相应，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量而足以构成一个全宗；
（3）立档单位的变化和全宗的划分
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答：1）立档单位被撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待； 2）由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合
并后形成的档案构成一个新的全宗；
3）由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为原所
在立档单位档案全宗的一部分，独立后形成的组织所形成的档案构成新的全宗；原来是独立的立档单位后并入其他立档单位成为内部机构的组织所形成的档案，并入前的档案构成独立全宗，并入后形成的档案作为所并入立档单位档案全宗的一部分；
4）内部机构直接并入（划归）其他立档单位，并入前的档案室是原所在单位当那
全宗的一部分，并入后的档案室所并入立档单位全宗的一部分；
5）合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若实在分不开，
可按全宗补充形式对待，组建联合全宗；
6）立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机
构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的变动等变化，只要其基本职能未发生根本改变，其社会独立性未发生根本改变，其档案拒不构成新全宗，变化前后仍作为一个全宗对待；
（4）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念 答：1）联合全宗：是两个或两个以上全宗的联合体；
2）全宗汇集：又称汇集全宗，是一种由若干全宗人为汇集而成的全宗补充形式； 3）档案汇集：是由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的当那汇集而成的一种全宗补充形式；
4）全总群：是由若干具有某种联系的全宗构成的群体； 2、全宗内档案常用的分类方法和应用 （1）年度分类法
答：根据归档文件形成和处理的年度分类；
（2）组织机构分类法
答：按立档单位的内部组织机构对档案进行分类；
（3）问题分类法
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答：按档案文件内容所涉及的工作事务与问题分类；
（4）复式分类法
答：在基本分类方法的基础上，综合使用多种分类标准，就是复式分类法；
1）年度-机构-保管期限分类法，适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位，
不必预先留空、避免倒架，管理方便；
2）保管期限-年度-机构分类法，先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下
按年度分类，再在年度下面按机构分类，适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位，便于档案馆移交档案，每个保管期限应预留空架，适宜于现行机关文件整理工作；
3）机构-年度-保管期限分类法，先将档案按机构分类，每个机构下按年度分类，
再在年度下面按保管期限分类，适用于内部基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。排架时，预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架；
4）年度-问题-保管期限分类法，先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分
类，在下面按保管期限分类。适用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因，难以区分分拣所属机构；
5）限、年度、问题分类法
答：先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况；
3、档号及编制方法
答：档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
是全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页（件）号的总称； 档号的结构分为如下三种：
全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页号； 全宗号——类别号——案卷号——件、页号； 类别号——项目号——案卷号——件、页号；
1）全宗号：用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位
用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号；
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2）项目号：项目号引用有关管理部门编制的项目代码；
3）类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识 ； 4）案卷号： 案卷号用三维阿拉伯数字标识 5）件号： 件号用阿拉伯数字标识； 6）页号的编制：页号用阿拉伯数字标识；
三、档案的鉴定工作
（一）档案鉴定工作的内容和原则 答：
内容：1）制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等； 2）具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；
3）筛选出无保存价值和保管期限满的档案，按规定进行销毁或做相应处
理；
4）围绕上述总做而开展的一系列鉴定组织工作；
原则：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观
点判定档案的价值；
（二）档案鉴定工作制度的内容 答：1）制发鉴定档案的标准文件；
2）档案鉴定工作的组织领导； 3）销毁档案的批准和监销制度； （三）鉴定档案价值的标准 1、档案来源标准
答：档案的来源是指档案的形成者（立档单位）和档案的作者，档案的形成者在社会上
的地位不同，反应其活动的档案的价值也不同； 2、档案内容标准
答：一般来说，反映科学研究和实际查证意义的档案，具有较大价值，而反映日产事务
性活动的档案，价值不大； 3、档案形式特征标准
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答：档案的形式特征是指文件的名称、稿本、外形特点、记录方式等外在形式。 1）文件的不同名称具有特定的性能和用途，因而可以在一定程度上反映出文件的
价值；
2）稿本：档案有定稿和草稿，正本与副本之别，不同的稿本反映了档案的形成过
程，体现了不同的可靠度。一般来说定稿、正本可靠度高，其价值大于草稿和副本；
3）外形特点：档案的外形特点，如载体材料、笔迹、图案等在一定程度上也影响
档案价值。有些档案可能因其文字具有书法、文学研究价值，或图案艺术价值，或载体较古老而具有文物价值等，其价值也随之增高。相反，有些档案原本具有一定价值，但已被毁坏或不能利用，又无法修复时，也就失去了原有的价值； 4、相对价值标准
答：档案的相对价值一般通过全宗和全总群内档案的完整程度体现出来。一般规律是：
在全宗群你档案保存比较完整的情况下，各类型档案的价值率基本正常；在全宗和全总群内档案不完整的情况下，残存档案的价值相对较高，其中有些本不重要的档案的价值层次上升。
（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤 答：
方法：1）审阅卷末的备考表； 2）审阅案卷目录； 3）直接鉴定法； 4）间接鉴定法；
步骤:1）在文件归档时，确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由
文书处理部门或业务部门保存一到二年后销毁；
2）对于归档的文件确定保管期限。这一阶段的工作主要由文书立卷人员来完
成；
3）到一定年限时进行价值复审。复审采取两种方式：即移交复审和到期复审。 （五）档案销毁工作
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答：档案销毁是将失去保存价值的档案材料以特定的处理方式改变正常的物理载体形
式，从而使其所携带的信息无法被还原； （六）档案保管期限表的作用和类型
答：1）作用：用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指
导性、标准性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保存期限的依据和标准；
2）类型：通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限
表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表；
四、档案利用工作
（一）档案利用工作的基本内容
答：了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分
析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向当那用户介绍和报道馆（室）藏中相关的档案线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案及当那信息加工材料； （二）档案提供利用工作的基础条件
答：物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件；
（三）档案提供利用的法律依据和主要内容
答：《档案法》规定“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会
开放”。这是各级档案馆开展开放档案工作的法律依据。《档案法实施办法》，又对开放档案的起始时间、开放档案的利用等事项，作了进一步解释和说明。《档案馆工作通则》也规定：档案馆应积极主动地开展利用工作，并根据党和国家有关规定开放历史档案。1991年12月26日，国家档案局发布了《各级国家档案馆开放档案办法》。上述法律、法规的有关规定和要求，是各类国家档案馆实行开放档案政策，从事开放档案实践活动的重要法律依据。 （四）档案提供利用的基本途径和方式 1、基本途径
（1）以档案原件提供利用 （2）以档案复制品提供利用
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（3）综合档案内容编写参考资料提供利用 2、档案利用工作的方式 （1）阅览室 （2）档案外借 （3）出具档案证明 （4）档案复制品 （5）提供咨询服务 （6）举办档案展览
第三部分 科技文件与科技档案管理
基本要求：
了解：科技文件和科技档案的概念，科技档案工作的概念与性质 熟悉：科技档案的特点、种类，科技档案工作的内容与管理原则
掌握：科技文件整理与归档，科技档案收集、整理、保管与开发利用工作 一、科技文件与科技档案的概念、特点 （一）科技文件的概念
答：是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称；
（二）科技档案的概念
答：即科学技术档案，是事业单位和国家机构、社会组织和个人从事生产、科研、基建
及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料； （三）科技文件和科技档案的区别与联系
答：1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先
要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。
2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。科技档案具有工作考查和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证
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作用。科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。
3）科技档案与科技资料从来源，整理方法到管理办法均有所区别：科技档案主要是本单位按归档制度归档的科技文件材料；科技资料则是从外单位通过交流、复制和购买而得到的。整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性；科技资料没有这种有机联系。管理时科技档案要比科技资料严密和完善得多； （四）科技档案的特点
答：专业性强、类型多样、关系密切；
（五）科技档案的种类 1、工业生产技术档案 2、基本建设档案 3、设备档案
4、自然科学研究档案 二、科技文件管理
（一）科技文件管理的内容与质量目标 1、科技文件管理的内容
答：1）科技文件的形成工作，就是伴随着科技、生产活动的进行，按照一定的原则、
要求与方法，编制和逐步形成科技文件的工作；
2）科技文件的积累工作，实质上是科技文件的日常管理工作，它贯穿在从科技文件形成到归档前的全过程；
3）科技文件的整理工作，既是科技文件积累工作的继续和发展，又是科技文件归档的必要条件；
4）科技文件的归档工作，这项工作是按照科技文件归档制度，由科技部门和科技档案部门共同完成的；
2、科技文件管理的质量目标
答：完整性、准确性、系统性、真实性、可用性；
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3、档案部门对科技文件管理进行检查、协助的内容与方法 答：
（二）科技文件的立卷
1、科技文件立卷（组卷）的含义
答：遵循科技文件材料的形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利
用；
2、立卷（组卷）的基本要求
答：科技文件材料必须准确，科技文件才来哦齐全、完整，科技文件材料应当原件归档，书写和字迹材料符合耐久性要求； 3、科技文件立卷（组卷）依据的国家标准 答：
4、科技文件立卷（组卷）方法
答：1）按结构组织案卷，主要适用于机械产品和设备科技文件；按照机械产品和设备
的组、部件或系统，将其科技文件组成案卷；
2）按子项或子课题组织案卷，前者主要适用于建设工程科技文件，即按照建设工
程的子项将其科技文件组成卷；后者适用于科研课题文件；
3）按工序或阶段组织案卷，就是根据科技、生产程序或工作过程，把反映统一程
序或过程的科技文件组成卷；
4）按专业组织案卷，是按照科技文件内容所涉及的专业，来分别组织案卷； 5）按问题组织案卷，是按照科技文件反映的不同问题，分别组织案卷；
6）按名称或文件性质组织案卷，前者是按照科技文件的不同名称，分别组织案卷；
后者是按照科技文件的不同性质，分别组织案卷；
7）按地区组织案卷，是按照科技文件反映的地区分别组织案卷，主要适用于地址
勘探文件、地形测量文件，以及水文、气象观测等文件；
8）按时间组织案卷，这是按照科技文件所反映或形成的时间，分别组织案卷，主
要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件；
9）按作者组织案卷，就是把同一作者形成的科技文件单独组织成保管单位；
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5、科技文件案卷编目的内容与方法 答：
编目内容：是以案卷为为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷
内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录、填写备考表、填制案卷封面和脊背标签；
编目方法：1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页
标注；
2）单面书写的文件在右下角编号，双目书写的文件，正面在右下角，
背面在左下角；
3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号；
填写案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料
或图样在案卷内的排列序号；提名，指该份文字材料或图样的标题；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字或图样的编制日期；以及备注和页次；
备考表主要包括两个部分：一部分是对组织案卷是，卷内科技
文件基本情况的有关记载和说明；另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理过程中，对有关该卷变化情况的记载和说明，这部分内容有科技档案部门的有关人员负责填写。
填制案卷封面，主要有三部分组成：案卷题名、案卷的管理性
内容项目、档号项；
脊背标签：是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名
和档案号；
（三）科技文件归档制度的内容
1、归档范围；《归档范围与保管期限表》 2、归档时间
答：按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档、随
时归档；
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3、归档手续和要求
答：1）编写归档文件简要说明，一般包括：项目名称和代号、项目的任务来源和工作
依据、主要任务和实施过程；项目的科技水平、质量评价和技术经济效益；科技文件完整、准确、系统情况；项目主持人和参加人姓名和分工；归档文件整理任何说明说撰写人姓名、日期等；
2）填写归档文件移交清单。移交清单。是科技文件归档和接收的凭证。由档案部
门设计，移交单位填制一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考； 三、科技档案管理
（一）科技档案工作的内容 1、科技档案工作的内容
答：1）科技档案业务管理，又称科技档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案
管理工作做；
2）科技档案事业管理，十一科技档案的宏观管理为内容的科技档案管理工作，因
此，也称为科技档案的宏观管理；
2、科技档案工作的性质
答：1）科技档案工作是一项专业性很强的工作；
2）科技档案工作是科技管理工作的组成部分； 3）科技档案工作是为科技、生产活动服务的工作；
3、科技档案业务管理的基本内容
答：科技档案的收集、整理、鉴定、保管；（非标准答案）
（二）科技档案收集工作
1、科技档案收集工作的形式与途径
答：1）接收，基层科技档案部门和科技专业档案馆，按照规章制度无偿地接收移交归
档的科技文件或移交报送的科技档案；
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2）征集，是科技档案部门经过协商或接收委托，向不同所有制单位或个人收集科
技档案的一种方式；
3）征购或购买，是科技档案部门根据需要，向不同经济核算单位和不同所有制单
位计价收购科技档案的方式，征购，一般是指科技档案售让方履行义务向科技档案部门出售科技档案而形成一种价购方式；购买，则是指科技档案售让方无出售义务，科技档案部门完全通过平等协商，从科技档案所有者手中购买所需科技档案的方式；
4）代存，是科技档案部门接受委托，将委托管理的科技档案档案暂时保存在科技
档案部门。这些科技档案的所有权仍属委托单位；
5）实测补制，这是科技档案补充收集的一种特殊方式，即通过对科技档案反映的
物质进行实际测量，重新绘制出相应的科技文件，以弥补科技档案的严重短缺；
2、科技档案收集工作的要求
答：坚持集中统一管理、丰富与优化库藏并重、保证科技档案的完整、准确、遵循科技
生产活动规律；
3、基层科技档案部门的收集渠道 答：接收、补收、征集、征购、代存；
4、科技专业档案馆的接收制度 答：1）科技档案实行无偿进馆制；
2）科技档案实行相关单位主送制； 3）科技档案实行补送制；
（三）科技档案整理工作 1、科技档案整理工作的内容
答：由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列
及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分，系统整理包括对案卷的
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分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，解释各类案卷的内容和构成。
2、科技档案分类的原则
答：遵循科技档案的形成自然形成规律，保持科技档案材料的有机联系，为科技档案的
利用提供方便条件； 3、科技档案号的编制
答：1）科技档案号的结构模式：分类是科技档案号的结构模式，主要有单纯号码制和
混合号码制；积累式科技档案号的结构模式，只采用单纯号码制；
2）科技档案号的要求：档案号的结构要清楚、代字的含义要明确、档案号的位置
要醒目；
3）科技档案号的程序：涉及科技档案号、编制科技档案代字表、纳入辅助号；
（四）科技档案鉴定工作 1、科技档案鉴定工作的内容
答：依据一定的原则和准则，科学地判定科技档案历史与现实价值，确定其保管期限；
通过价值核查和质量检查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的科技档案，按照规定的手续进行处理的科技档案业务管理活动；
2、科技档案鉴定的原则
答：全面与辨证分析的原则、技术原则、功能原则、典型原则、高龄原则。上述原则，
是相互密切联系的整体，但是它们的地位和作用是不同的。全面与辨证分析的原则是一条重要的思想方法原则，它主要体现和贯穿于鉴定工作的全过程，并且体现在其他几项原则的贯彻运用中，因此，它是科技档案价值鉴定工作的基础和前提。技术原则、功能原则、典型原则和高龄原则，是鉴定工作的技术原则，是辅助地位。
3、科技档案价值鉴定的方法
答：1）通过科技档案同有关目录之间的核对进行鉴别；
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2）通过科技档案材料之间的核对进行鉴别；
3）通过科技档案内容与科技对象之间的核对进行鉴别；
（五）科技档案的保管
1、科技档案保管工作的内容与要求 答：1）底图的保管方法
底图是具有复制工具的一类图纸，因此底图保管的要求是严禁折叠存放，
目前底图一般采用平放和卷放两种保管方法；
平放法：就是将底图按套或按保管单位，展开后平放在底图柜的抽屉中。这种
方法能保证底图平整，使其不易折损，有利于保护底图，取放和查找也很方便，是目前公认的最好的存放方法，缺点是占用柜架多。适合存放A1~A4幅面底图；
卷放法：将底图按套或按保管单位卷起来，装入特制的金属筒里，然后分别存
入专用底图柜的小格子里，这种方法也能保证底图平整、无折痕，同时占用柜架也少。缺点是取放、查找和晒图不方便。此法适合存放大于A1幅面的底图；
2）蓝图及复印图的保管方法
蓝图及其它复印图以“手风琴”式折叠成A4幅面大小，图样标题露在右下
角以便查阅。折叠后，装入牛皮纸板双裱压制的卷盒或卷皮中保存。其中图样文件一般采用散装的形式，而文字材料一般采取装订的形式；
2、科技档案保管制度
答：1）科技档案库房管理制度的内容：保管人员岗位责任制、库房管理的分工、库房
纪律；
2）科技档案保密制度：关于科技档案的保密范围和机密等级、关于密级的调整、
关于保密档案的管理与使用；
3）检查制度；
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（六）科技档案的开发利用
1、科技档案开发利用工作的基本内容
答：指采用多种有效的方式，直接提供科技档案及其信息加工材料，及时准确地满足用
户对科技档案信息的利用需求；
2、科技档案检索工具的种类
答：1）根据载体形式分类：书本式、卡片式、微缩式、机读式；
2）根据编制方法分类：目录、索引、指南； 3）根据功能分类：检查性、馆藏性、报道性；
3、科技档案编研的含义与编研成品的基本类型 答：
含义：科学技术档案编研，按照一定题目，对科学技术档案信息在分析研究基础上，
进行编排，汇辑成各种编研成品，为科研、设计、生产和社会提供服务的工作。
类型：1）文件选编或汇编，主要采用选录方法进行文字加工； 2）简介、文摘、手册，一般采用摘编方法进行文字加工； 3）专题著述、科技史、科技年鉴，采用著述方法进行文字加工；
4、科技档案提供服务的方式
答：阅览、出借、复制供应、信息交流、咨询服务；
第四部分 档案的保管与保护
基本要求：
了解：档案保管工作的内容和任务，常见档案的保护要求 熟悉：档案库房九防措施、档案库房灭菌与杀虫的方法
掌握：档案库房的管理，档案库房的温湿度标准，档案库房温湿度的调节与控制 一、档案保管工作的内容和任务
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答：
内容：1）档案的入库存放； 2）档案的库房管理； 3）档案在利用过程中的保护； 4）档案的安全防护和应急管理；
任务：维护档案的完整与安全，捍卫档案的真实性。
二、档案库房的管理 （一）编号与排架 答：
装具编号一般以房间为单位进行，每一单元内的装具按从左至右、自上而下依次编列（排）号、柜架号、层格号，其号码一般采用阿拉伯数字；
不同规格、不同样式的档案柜、架、箱应该分开排列，尽量做到整齐一致。档案柜、架、箱的排列应注意充分利用空间，同时也要便于档案的搬运和取放，不能太松或太紧。装具不能紧贴墙壁排放，一般与墙壁保持不小于10CM的距离；列与列之间不小于60CM的距离；每一列的走向英语窗户所在的墙壁垂直；每一列装具应排列整齐；
（二）档案的存放和排列 答：档案存放方式
可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，不利于档案的取放，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。 档案排列方法
一般按全宗进行排列，排列的方法有两种：一种是按全宗顺序号排列，对
全宗和全宗实体的安排比较方便；二是全宗分类排列法，对全宗的系统管理和全宗信息的控制较为有利。
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特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体的档
案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交代，并在全宗末尾防止参见卡片，指明存放地点，以保持全宗应有的联系。
在同一载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、
排列，按档案顺序号排放。
（三）档案的安全检查
答：建立安全检查制度，加强对档案进行安全检查，主要内容包括档案保管状况、库房
管理状况、保密工作情况；
三、常见档案的保护要求（非标） （一）纸质档案的保护要求 答：
（二）胶片档案的保护要求
答：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片适宜温度为14-24℃，
相对湿度为45%-60%，保存母片适宜温度13-15℃，相对湿度为35-45%；
（三）磁性载体档案的保护要求
答：录音录像档案库内温度保持在15-25℃，相对湿度保持在45-60为宜，远离磁场以
及有害气体场所，保持清洁，防抹，定期检查，长期保存的磁带应每隔6-12个月重绕一遍，5-10年定期转录；
（四）光盘档案的保护要求 答：1）减少使用，延长光盘寿命；
2）防止空气污染物，光盘保存要注意远离氟化氢、氯化氢气体，海盐微粒等物质
使用，必要时采取空气过滤措施；
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3）光盘保存比较适宜的温度范围是14℃-24℃，相对湿度范围是45-60%； 4）保持信息读取面的清洁，拿取光盘时只接触光盘的内外沿，不能接触关盘的数
据区，使用完毕后应将光盘立即放回盘盒中，避免灰尘、异物的污染；
5）防止标记面的机械损伤，禁止在标记面上书写、划伤；
四、档案保护环境
（一）档案库房九防措施：
答：防潮（水）、防高温、防光、防尘、防有害生物、防有害气体、防盗、防火、防震；
（二）档案库房的温湿度标准、温湿度的调节与控制 答：1）标准，温度14℃-24℃，湿度45%-60%；
2）调节与控制：在库房内配置精确、可靠的温湿度测量仪，随时测量并记录库房
温度的具体指标；采取措施对库房温湿度进行调控，如采用库房密闭方法隔绝库房内外温湿度的交流，在库房内安装空调或恒温、恒湿设备。
（三）档案库房灭菌与杀虫的方法 答：1）灭菌
物理灭菌法：微波灭菌、冰冻真空干燥灭菌； 化学熏蒸灭菌法
2）杀虫
物理杀虫法：高温杀虫法、低温杀虫法、辐射杀虫法和气调杀虫（缺氧杀虫）； 化学杀虫法：熏蒸剂、接触剂、胃毒剂；
第五部分 电子文件和数字档案信息管理
基本要求：
了解：电子文件的概念和种类、电子文件管理系统和电子文件中心、电子文件备份、电子文件管理的法规标准和制度、数字档案馆的含义、数字档案馆的主要特点、档案数字化的含义、档案数字化的内容与原则、档案网站的含义与功能、档案网站的主要功能
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熟悉：电子文件的特点、电子文件的管理原则、电子文件元数据、数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系、数字档案馆建设标准和规范
掌握：电子文件的管理模式、电子文件鉴定与归档、电子文件的销毁、电子文件安全保管、档案数字化的标准和规范
一、电子文件概述
（一）电子文件和电子档案的概念
答：电子文件时在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，
依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的文件；
（二）电子文件的种类
答：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体连接文件、程序文
件（命令文件）、数据文件；
（三）电子文件的特点
答：信息与载体的可分离性、信息形态的数字化与非人工识读性、数字信息的不稳定性、
信息的可操作性、信息的流动性、对设备的依赖性、信息存贮的高密度性、载体形式和信息技术的变更性、多种信息媒体的集成性、对元数据的依赖性；
二、电子文件管理概述 （一）电子文件的管理原则
答：1） 全程管理原则，即对文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管
理。
2） 前端控制原则，即将管理工作前移，对电子文件的形成和现实使用阶段实行有
效控制，这是实现电子文件全程管理的重要保障。
3） 真实性保障原则，指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然
保持不变，与形成时的原始状态保持一致；
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4）完整性保障原则，作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；
5）可读性保障原则
（二）电子文件的管理模式 1、机构内部电子文件的管理模式 答：实行文件、档案一体化管理；
2、档案馆电子文件的管理模式
答：1）集中式保管：指立档单位对已经失去现行效用而具有长远保存价值的归档电子
文件移交给档案馆集中保管；
2）分布式保管：指电子文件始终由形成单位自己负责保管，不向档案馆移交，档
案馆对其管理具有监督、指导和控制权限；
（三）电子文件管理元数据
答：由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结
构及内容等方面的具体数据；
三、电子文件鉴定与归档 （一）电子文件鉴定 答：1）类型
全面集中鉴定：由各方工作人员组成鉴定小组，对需要归档的文件或保管期限满的档案进行全面鉴定；
单项随时鉴定：相关管理人员出于某种特定的原因，对文件的某种状体进行专项检查分析，以确定是否采取相应措施； 2）方法
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内容鉴定法：通过审阅文件的呢绒判定其价值，要求全面审阅和分析文件的正文，以及题名、名称等形式特征，从文件反映的内容信息判断其价值；
职能鉴定法：按照立档单位在政府机关体系中的地位和各项职能的重要性来确定档案的价值； 3）内容
电子文件的鉴别 电子文件的内容鉴定 电子文件的技术鉴定 电子文件的处置
电子文件鉴定的全称监控
（二）电子文件归档
答：将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷
贝或刻录到可移动的磁、光介质上，一遍长期保存的工作过程； 归档方式：物理归档、逻辑归档、“双套制”归档；
四、电子文件备份与安全保管 （一）电子文件的备份 答：1）常规备份
将电子当男信息备份成一个备份文件放在安全的存储空间中，长用方法：
双击热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放等； 2）容灾备份
在相隔较远的两地，，建立两套或多套功能电子档案备份文件；
（二）电子文件的安全保管 1、电子文件保管载体的选择
答：电子文件归档应选择记录载体。电子文件的存储及归档应使用记录载体。尽管从理
论上讲，数字信息不随着时间而衰减，但载体的选择仍是一个重要问题，选择不当
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会造成信息很快丢失，甚至造成维护、转换的极大困难。 选择载体的依据是： （1）尽量选择有国际和国家标准的载体；
（2）有发展前途的，其使用的软硬件应有多个供应渠道； （3）载体内在性能稳定。耐久性得到公认； （4）能较方便地进行保护；
（5）载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受； （6）能较容易地检测出载体的质变现象，以便能在载体变化之前将文件复制到新的载体上。
电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。对于大量的cAD设计产品，可用一次写式光盘，对于oA产生的电子档案也可选用只读式和一次写入式光盘或磁带。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案，则应转到纸或缩微胶片上，因为电子档案载体不稳定性及相应的软硬件设备生命周期短是众所周知的。
2、电子文件保存格式的选择
答：1）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一同收集。
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五、电子文件销毁
答：电子文件的销毁应当履行有关审批手续，涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法
律法规的规定处理；
六、电子文件管理的法规标准和制度 答：《电子文件归档与管理规范》
七、电子文件管理系统和电子文件中心 答：1）电子文件管理系统
收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。狭义指以信息技术为支持，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保存的电子档案进行严谨完善的管理，保证电子文件的行政有效性和法律凭证性的计算机软、硬件系统，尤其指相应的软件程序。广义上还包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内的，以保证电子文件的行政有效性与法律凭证性，保证电子文件的有效存储与高效利用为目的的宏观系统。 2）电子文件中心
电子文件中心是指电子文件和电子档案，并将归档前的文件与归档后的文件结合进行连续管理的机构或工作模式。有的称文件中心、电子文件中心、文档中心、或冠以其他名称。
八、数字档案馆建设 （一）数字档案馆 1、数字档案馆的含义
答：数字档案馆是一个数字档案信息系统，它通过网络将分散异构 的数字化档案信息
联接，实现资源共享；
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广义：指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案
信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体；
狭义：指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信
息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建。
2、数字档案馆的主要特点 答：1）信息存储的数字化；
2）信息存取的网络化； 3）信息资源的分布式管理；
3、数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系 答:1)实体档案馆是数字档案馆形成的基础；
2）数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出新的要求；数字档案馆为实体档
案馆提供了新的管理和服务机制；
3）数字档案馆与实体档案馆不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有
实体方案馆，数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉，没有数字档案馆提供的信息环境，实体档案馆就不可能突破原有的工作局限；数字档案馆的建设需要以实体档案馆作为基础，而数字档案馆的建设也可以为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇；
4、数字档案馆建设标准和规范 答：《数字档案馆建设指南》
（二）档案数字化
1、档案数字化的含义与原则
答：含义：根据档案载体的形式的不同，将纸质、录音、录像、幻灯片、照片等各种载
体的档案信息经过数字转换和处理，用数字副本代替原件、保障原件安全，
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同时带动完善基础工作、方便利用。
原则：1）有用性原则, 即价值原则, 馆藏档案中利用率高的档案, 以及价
值高的档案应纳入数字化处理的范围。有用的信息要进行数字化扫描, 而利用率较低的, 或者长期不怎么利用的, 以及本身价值不高的档案, 可以不予数字化处理。
2）前瞻性原则, 即有些档案信息当前可能无用, 但未来却相当有用, 这部分档案一定要扫描。
3）回溯性原则, 即未来在一定时期可能无用的信息, 但在当年曾经是影响深远的事件, 这类档案也应做数字化扫描。
4）珍贵性原则或特色性原则, 即对于珍贵档案或特色档案, 一定要数字化扫描。
5）整体性原则, 即保持文件、专题或卷宗的完整性, 避免人为造成的割裂或缺失。
2、档案数字化的内容 答：涉及档案数字化前处理工作的主要内容包括基础鉴定、 案卷整编及梳理、
技术修复等三个方面: 1）基础鉴定
基础鉴定需要把握的工作要点包括: 鉴定保管期限 (价值鉴定)、 鉴定库 存档案的目录与内容的一致性 (内容鉴定)、 鉴定扫描与不扫描的档案内容(范围鉴定)。
价值鉴定: 是对所需数字化档案的保管期限进行梳理, 部分单位也会根据档案
的利用情况对原始划分的保管期限进行升级或降低保存年限的处理, 而在此环节上大量的档案进行了升级处理, 由原来定为的 “长期冶 卷升级成为 “永久冶 卷, 并将经鉴定变更为永久保管的档案纳入档案数字化范围之中。
内容鉴定: 包括对已经形成目录 (如案卷目录、 卷内目录等) 的完整性鉴定
以及目录和对应实体档案的一致性检查审定, 以便确定数字化加工时是否需要重新形成目录数据。
范围鉴定: 根据档案价值的大小、 利用率的高低、 开放时间的长短以及保密
程度的不同, 对所有馆 (室) 藏实体档案资源进行鉴定, 明确哪些
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档案需要优先考虑数字化, 哪些档案可以暂缓数字化以及哪些完全不用数字化。
3、档案数字化的标准和规范
答：《文献档案资料数字化工作导则》 (GB / T20530—2006), 《纸质档案数字化技术
规范》 (DA/ T31—2005)、 《缩微胶片数字化技术规范》 (DA/ T43—2009) 以及录音录像档案数字化技术规范等。
九、档案网站建设 （一）档案网站的含义
答：由档案机构建立在互联网上的将各类档案信息与档案工作信息归纳分类的图像化的
应用系统，是若干链接在一起的相关玩野的集合。
（二）档案网站的主要功能 答：1）是档案信息传播的载体；
2）是档案和档案工作开放的窗口； 3）是拓展档案服务功能的平台； 4）是联系档案工作与社会的纽带； 5）是进行历史传承和文化教育的基地；
第六部分 知识产权相关知识
一、了解知识产权的基本概念
答：知识产权是指人们就其智力劳动成果所依法享有的专有权利，通常是国家赋予
创造者对其智力成果在一定时期内享有的专有权或独占权。
知识产权从本质上说是一种无形财产权，他的客体是智力成果或是知识产品，是一种无形财产或者一种没有形体的精神财富，是创造性的智力劳动所创
造的劳动成果。
二、了解知识产权的分类
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答：知识产权是智力劳动产生的成果所有权，它是依照各国法律赋予符合条件的著作者以及发明者或成果拥有者在一定期限内享有的独占权利。它有两类：一类是著作权（也称为版权、文学产权），另一类是工业产权（也称为产业产权）。 1）著作权
著作权又称版权，是指自然人、法人或者其他组织对文学、艺术和科学作品依法享有的财产权利和精神权利的总称。主要包括著作权及与著作权有关的邻接权；通常我们说的知识产权主要是指计算机软件著作权和作品登记。 2）工业产权
工业产权则是指工业、商业、农业、林业和其他产业中具有实用经济意义的一种无形财产权，由此看来“产业产权”的名称更为贴切。主要包括专利权与商标权。
三、了解知识产权法
答：《中华人民共和国知识产权法》，由《著作权法》、《商标法》和《专利法》三部
法律来构成的。
四、了解专利权的定义与分类
答：专利一般是由政府机关或者代表若干国家的区域性组织根据申请而颁发的一种文
件，这种文件记载了发明创造的内容，并且在一定时期内产生这样一种法律状态，即获得专利的发明创造在一般情况下他人只有经专利权人许可才能予以实施。在我国，专利分为发明、实用新型和外观设计三种类型。
五、了解专利与标准的关系和区别 答：
六、了解商标的定义
答：商标是用来区别一个经营者的品牌或服务和其他经营者的商品或服务的标记。我国
商标法规定，经商标局核准注册的商标，包括商品商标、服务商标和集体商标、证明商标，商标注册人享有商标专用权，受法律保护，如果是驰名商标，将会获得跨类别的商标专用权法律保护。
七、了解著作权与版权的定义
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答：版权亦称“著作权”。指作者或其他人(包括法人) 依法对某一著作物享受的权利。
根据规定，作者享受下列权利： (1) 以本名、化名或以不署名的方式发表作品; (2)保护作品的完整性; (3) 修改已经发表的作品; (4) 因观点改变或其他正当理由声明收回已经发表的作品，但应适当赔偿出版单位损失; (5) 通过合法途径，以出版、复制、播放、表演、展览、摄制片、翻译或改编等形式使用作品; (6) 因他人使用作品而获得经济报酬。上述权利受到侵犯，作者或其他版权所有者有权要求停止侵权行为和赔偿损失。
八、了解专利权和商标的申报程序 答：1.拉沃审查
专业专利代理人判定所申请专利是否具备专利申请条件，初步判定申请类型； 2.双方签署委托协议 3.专利代理人撰写专利
拉沃专利代理人撰写专利申请文件并内部质检 4.客户确定并上报
整理相关技术资料，客户确认并上传专利局 5.专利局受理
专利局收到专利申请后进行审查，如果符合受理条件，专利局将确定申请日，给
予受理。
6.专利局初步审查
对专利申请是否符合专利法及其实施细则规定的形式要求以及明显的实质性缺陷进行审查。 7.公开
公开（提前公开6个月左右，正常需要18个月） 8.实质审查
专利局在对审查案进行审查时，不仅要对申请案的形式要件进行审查，还要对申请案中的发明创造是否符合新颖性、创造性和实用性等实质性要求进行审查。 9.专利局做出决定
专利局做出决定（授权或驳回）拉沃立即将决定客户，并视决定，采取如下措施： 授权：办理登记印刷手续；
驳回：与客户协商是否采取进一步的救济
程序：从申请之日到授权，一般需要2年左右
10.告知客户
九、了解专利权和商标保护的时效
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答：发明专利权的期限为20年。实用新型专利权和外观设计专利权的期限都为
10年。
注册商标的有效期为10年，自核准注册之日起计算。
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